El éxito de un evento puede depender de la persona que lo modera o dirige. Puede convertirse en algo dinámico y atractivo, o bien en un acto aburrido que deje mal sabor de boca a los asistentes. ¿Quieres saber más sobre la presentación de eventos o entregas de premios? ¿Necesitas un moderador para una charla o debate?
Te cuento mi experiencia en multitud de charlas, eventos, presentaciones, entregas de premios…
Bases para el éxito de un evento
Un presentador no solo es el rostro visible del evento, sino también el hilo conductor que guía a la audiencia a través de las diferentes partes del programa. Su trabajo es mucho más que simplemente leer un guion; implica conectar con el público, manejar imprevistos, y asegurar que el evento fluya de manera armoniosa y efectiva.
Antes de subirse al escenario, el presentador debe estar completamente familiarizado con el contenido del evento, incluyendo el programa, los tiempos asignados para cada segmento, y la información sobre los oradores o artistas que participarán.
Estas son las tareas básicas antes y después de un evento
- Primero hay que analizar el perfil de la entidad que lo organiza. Se determina así el tono del evento y su estructura general. ¿Cuánto tiene que durar?
- Después determinaremos el objetivo del evento y su contenido básico.
- Hablamos de protocolo. ¿Hay autoridades? ¿Alguna tiene que dar un discurso? ¿Cuál es el orden de precedencia?
- Realizamos después el guion: la mejor improvisación es la que se prepara.
- Organizamos toda la parte técnica: micrófonos, pantallas o cualquier otro elemento necesario.
- Sin olvidar la estética que contribuya a dar la mejor imagen del evento. Roll ups, photocalls, decoración… ¿dónde estarán situados para que salgan bien en la foto?
Una vez está el evento en marcha, llega la parte en que el presentador tiene que poner en práctica el guion previsto.
- Presentar a la audiencia el propósito del evento de manera clara y concisa.
- Captar y mantener la atención del público durante todo su desarrollo, mediante su lenguaje verbal y no verbal. Es importante generar una conexión con los asistentes.
- Controlar los tiempos de manera armoniosa para que se cumplan los horarios previstos.
- Introducir a los intervinientes manteniéndose en segundo plano, ya que el presentador no es el protagonista del evento.
- Fomentar la participación de los asistentes, sobre todo cuando el evento esté abierto a preguntas o intervenciones del público. Sabemos que al principio siempre cuesta conseguir que alguien haga la primera pregunta.
- Realizar los agradecimientos finales a las personas o instituciones a las que quiera mencionar la organización y a todos los asistentes en general.
Por mucho que prepares el guion y todos los demás aspectos, ningún evento está libre de tener problemillas o incidencias de última hora. El principal invitado que llega tarde. El wifi o el micrófono que probamos hace una hora y ahora no funciona. Las autoridades que no llegan. Por eso la presentación de eventos incluye también la capacidad de improvisar para adaptar el guion sobre la marcha a esas incidencias. El objetivo, que los asistentes no lo noten y que el evento se desarrolle con la mayor normalidad posible. Juntos, conseguiremos que tu evento sea memorable para ti y tus invitados.
¿Necesitas la presentación de eventos?
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